Описание концепции Single source of truth
Single source of truth представляет собой практику объединения бизнес-данных из различных источников внутри компании в одном месте. Под единой точкой хранения данных можно представить репозиторий, в котором находятся наиболее точные, полные и актуальные данные компании.
Предположим сотрудникам финансового отдела необходимо раз в квартал отправлять финансовую отчетность в вышестоящий орган. Для отправки отчетов используются специальные бланки (например, в формате таблиц Microsoft Excel), в которых уже заполнена часть данных. Однако в день отправки отчета выясняется, что у ответственных сотрудников нет необходимых файлов. Спустя какое-то время в письмах электронной почты нашелся необходимый файл, но оказалось, что существует несколько различных копий. В итоге непонятно, какой именно файл нужно использовать.
Еще один пример, связанный с маркетингом — при демонстрации клиентам вашего нового продукта используются презентации PowerPoint, но в день показа выясняется, что у одного и того же файла есть несколько версий, и вы не знаете какая из них актуальная. Единый источник истины помогает решить эти проблемы.
Архитектура концепции единого источника истины
При наличии единого источника информации в вашей организации, у сотрудников всегда будет актуальная информация, а ситуации с путаницей из-за одинаковых файлов просто не возникнут. Это особенно актуально при наличие множества различных бизнес-подразделений внутри одной организации.
Преимущества использования Single source of truth
Единая точка хранения данных
Сотрудники будут знать куда им обращаться и где искать необходимые данные, то есть сэкономят время на поисках информации.
Возможность настроить права доступа
Например, сотрудники технического департамента не смогу получить доступ к отчетам финансового департамента и наоборот.
Исключение дублирования данных
Если в файл вносятся правки, то при использование единой точки истины нет необходимости хранить каждый файл по отдельности. Достаточно загрузить один исходный файл и далее при необходимости вносить в него правки.
Просмотр истории изменения файлов
Один и тот же файл может модифицироваться неограниченное количество раз, но благодаря возможность просмотреть историю нет смысла хранить десятки копий одного файла.
Прозрачность
Всегда понятно, кто и когда внес необходимые изменения в файл. Как правило, помимо автора указываются различные метаданные, например, адрес электронной почты, номер телефона, корпоративные данные.
Пример организации Single source of truth
Чтобы создать единую точку истины можно использовать различные программные продукты, как правило коммерческие. Среди таких продуктов можно выделить Customer 360 Truth, Talend Cloud, Microsoft Dynamics 365. Однако есть другой популярный продукт — Confluence, который часто используют для ведения внутренней документации. Также можно использовать отечественные вики-решения, включая Yandex Wiki, Bitrix24.Wiki, EvaWiki.
Помимо ведения документации, подобные системы позволяют хранить файлы, организовывать календарь и планировать встречи, использовать доски. Например, в Confluence есть функционал пространств, которые можно использовать для логического распределения данных с дальнейшим ограничения доступа к ним для разных команд. Как правило пространство использует один отдел или команда, внутри него хранится необходимая информация и загружаются файлы.
Для того чтобы организовать Single source of truth на примере Confluence (также актуально для Российских аналогов) можно использовать следующий алгоритм действий:
- Ознакомьтесь с тарифными планами. У бесплатных версий часто есть ограничения, например, на размер хранилища данных.
- Разверните систему в своей инфраструктуре или воспользуйтесь инфраструктурой облачного провайдера.
- При необходимости проведите внутреннюю встречу, чтобы познакомить работников с функционалом системы.
- Определите, какие данные будут храниться в системе. Также продумайте структуру пространств, чтобы определить, какие отделы будут хранить данные в каждом из них. Распределите права доступа.
Использование единой точки истины помогает бизнесу и компании хранить все данные в одном месте. Этот подход решает проблему поиска верной и актуальной информации, которая всегда возникает, если данные находятся у различных сотрудников.
