Как мы автоматизировали наём в IT и закрываем вакансии разработчиков за две недели

Сейчас мы выросли: у нас 14 человек в штате и 10 фрилансеров. Мы постоянно набираем специалистов под новые проекты, но теперь большинство вакансий для разработчиков закрываем за две-три недели. В статье расскажу, как мы изменили процесс найма, чтобы сделать его быстрым и удобным для обеих сторон. 

Наш опыт будет полезен молодым IT-компаниям, которые быстро растут и на определенном этапе развития упираются в проблему кадров, когда текущая команда уже не справляется с объемом задач, а для поиска новых сотрудников в рекрутинге не хватает системы и опыта.

Содержание статьи:

1. Почему классическая схема рекрутинга в IT не работает

2. Что такое HR CRM и как ее выбрать

3. Как собрать свою базу резюме и искать разработчиков, не размещая вакансии

4. Как упростить отбор — для компании и самих соискателей

5. Заключение

Почему классическая схема рекрутинга в IT не работает 

Многие молодые IT-компании сначала собирают команду по знакомым и знакомым знакомых. Мы делали так же. Но в какой-то момент, когда проектов стало больше и сотрудников под каждый нужно было искать быстро, сарафанное радио перестало работать. Тогда мы пошли по классической схеме рекрутинга: опубликовал вакансию, собрал резюме, проверил тестовые, провел собеседования. Возможно, в других сферах такой сценарий до сих пор хорошо работает, но не в IT. С таким подходом на поиск одного разработчика с нужным стеком и подъемными запросами по зарплате у нас уходило от нескольких месяцев до полугода.

Основные проблемы рекрутинга в IT, с которыми мы столкнулись

• Размещать вакансии на рекрутинговых сайтах с каждым годом становится всё дороже, а откликается на них кто угодно. На позицию QA мы регулярно получали отклики от менеджеров, водителей такси, администраторов пиццерий. На одну такую вакансию могло прилететь до 30% нерелевантных резюме, на которые приходилось тратить время. 

• На рынке полно новичков. Они научились хорошо писать о себе в резюме, но их знаний и опыта часто бывает недостаточно, чтобы потянуть проект. Однако понять это можно, только разобрав десятки резюме и проведя десятки созвонов. 

• Даже опытному рекрутеру может не хватить компетенций, чтобы собеседовать разработчиков. К подбору кадров в IT часто приходится подключать собственника или руководителя направления, чтобы определить реальный уровень подготовки кандидата. В итоге процесс найма растягивается, а бизнес нерационально расходует время дорогих специалистов. 

• Рынок перегрет, и опытные разработчики часто хотят больше денег, чем может предложить бизнес. Особенно стартапы или небольшие компании, как наша. Поэтому отбирать кандидатов приходится не только по стеку технологий и опыту, но еще и по уровню зарплатных ожиданий. 

• В рекрутинге нет системы: нашел сотрудника, удалил вакансию и тут же радостно обо всем забыл. Резюме хороших кандидатов в лучшем случае сохраняются в Google Drive или на Яндекс Диск, но смысла в таком хранении не много, если нет возможности быстро найти нужное. История работы с кандидатами тоже нигде не остается: нельзя посмотреть, кто из них выполнил тестовое, с кем проводили собеседование и почему отказали. В итоге, если через полгода HR-отделу снова придется искать сотрудника, весь процесс нужно будет запускать заново: публиковать вакансию, отбирать резюме, проводить собеседования. 

Заниматься поиском IT-специалистов под конкретную вакансию оказалось долго и дорого. По классической схеме на подбор одного разработчика у нас уходило в среднем два месяца. Чтобы найти подходящего кандидата, мы проводили по 6 интервью — 30 минут на каждое. На всех собеседованиях помимо HR присутствовал один из собственников компании и руководитель проекта. Ставка за час работы Lead Developer для клиента — примерно 70 $. Его участие в подборе одного кандидата обходилось компании в 210 $ упущенного дохода. Мы подсчитали: если набирать по одному сотруднику каждый месяц, за год сумма упущенной выгоды составит 2520 $. И это при условии, что HR отбирает для собеседований потенциально подходящих кандидатов, а не зовет на интервью каждого, кто отправил отклик на вакансию. Иначе издержки могут вырасти кратно.

Если учесть нерациональную трату времени HR-специалиста и собственников, в течение года бизнес может недополучать приличную сумму только из-за неэффективных процессов. 

Допустим, зарплата HR составляет 100 000 рублей в месяц. Сумма оклада фиксирована, другой вопрос — как ею распорядиться. HR может тратить рабочее время на поиск подходящих резюме на рекрутинговых сайтах или разбор откликов, а может на укрепление команды, если автоматизировать часть рутины.

Мы поняли: чтобы сократить издержки, нужно превратить рекрутинг из стихийного в системный. В первую очередь — создать свою базу резюме. Идею просто складывать их в Google Drive мы отмели сразу. Нам нужен был удобный поиск кандидатов по профилю, стеку технологий, опыту и даже зарплатным ожиданиям, чтобы быстро достать резюме нужного специалиста, когда потребуется. А еще нужно было четко выстроить систему предварительного отбора и сохранять историю работы с каждым кандидатом на случай, если мы решим позвать кого-то из них на другую вакансию. Всю эту информацию необходимо было где-то хранить и систематизировать, чтобы с ней было удобно работать. Для нас такой площадкой стала HR CRM. 

Что такое HR CRM и как ее выбрать

HR CRM — это система, которая позволяет управлять всеми HR-процессами компании в режиме одного окна: сохранять резюме из разных источников, делить процесс отбора на этапы, отправлять сообщения кандидатам, хранить всю историю общения с ними, примечания и контакты. С помощью одной системы можно стандартизировать и автоматизировать большую часть HR-процессов. Однако в разных HR CRM набор доступных опций может отличаться. 

Критерии, по которым мы выбирали ПО:

• цена до 50 тысяч рублей в год; 
• интеграция со всеми российскими рекрутинговыми сайтами; 
• интеграция с почтой, мессенджерами и платформами для видеоконференций;
• настройка удобной воронки отбора кандидатов по разным вакансиям;
• возможность добавить шаблоны для всех этапов коммуникации с кандидатами; 
• простой интерфейс без лишних наворотов, чтобы системой могли пользоваться HR, собственники, техлиды и руководители подразделений, которые помогают с отбором кандидатов; 
• масштабируемость: отсутствие ограничений по количеству резюме, которые можно добавить в базу;
• разбивка резюме по категориям и удобный поиск кандидатов по разным параметрам.

Мы изучали и западные, и российские системы и в итоге остановились на Huntflow. Специалистов под наши проекты мы ищем преимущественно из России и СНГ, поэтому нам было важно, чтобы система умела интегрироваться с местными рекрутинговыми сайтами. Это одна из причин, по которой мы выбрали именно российское ПО. 

Как собрать свою базу резюме и искать разработчиков, не размещая вакансии

Сейчас в нашей базе 20 206 резюме IT-специалистов и почти под любой проект можем найти исполнителя меньше чем за месяц, не публикуя вакансии на рекрутинговых сайтах. Чтобы собрать такую базу, нам потребовалось два года системной работы. Дальше расскажу, как мы ее организовали. 

Раз в два-три месяца мы покупаем доступ к базе резюме на Habr, HeadHunter или SuperJob и сохраняем контакты всех потенциально интересных нам кандидатов в HR CRM. Эта задача прямо входит в обязанности нашего HR. Для быстрой загрузки резюме в системе есть «волшебная кнопка», которая позволяет сделать всё за пару кликов.

Главное правило — пополнять базу резюме регулярно, чтобы в будущем сократить расходы на рекрутинг при активном росте компании. В первую очередь мы загружаем резюме всех подходящих нам кандидатов. К примеру, мы занимаемся разработкой на Flutter, поэтому обязательно сохраняем в базу контакты разработчиков этого профиля. HR CRM автоматически объединяет дубли, поэтому проверять каждое резюме на предмет повтора не нужно. 

Все резюме в базе мы разбили на несколько категорий: DevOps Engineer, Lead Developer, UI/UX-designer, Developer. Резюме разработчиков дополнительно делятся по направлению и стеку технологий: developer + Flutter, developer + Python или developer + Shopify. HR может отфильтровать кандидатов по специализации, опыту работы, зарплатным ожиданиям. Для фрилансеров мы делаем особую пометку в базе, чтобы оперативно находить подрядчиков на разовые задачи. 

Для быстрой связи с кандидатами мы загрузили в систему шаблоны сообщений: не нужно набирать их вручную, достаточно выбрать заготовку из списка и подставить имя.

Наличие собственной базы резюме помогло нам оптимизировать рекрутинг. Полтора года назад мы искали Flutter-разработчика два месяца, но безрезультатно. В итоге пришлось работать с агентством-подрядчиком, поскольку вовремя не смогли найти сотрудника в штат. А этой весной за две недели наняли под проект сразу двоих. Два года назад мы три недели искали UX-дизайнера, а теперь закрываем такие вакансии за три дня. 

Помимо профильных кандидатов мы сохраняем в базу контакты узких IT-специалистов, даже если прямого запроса на них пока нет. Эта практика нас не раз уже выручала. К примеру, недавно нам нужен был Microsoft SharePoint Developer для корпоративных порталов. Клиент на проект у нас был, а вот практического опыта такой разработки ни у кого из нашей команды не было. В итоге среди всех резюме в HR CRM мы за месяц отобрали пару кандидатов с нужным стеком и опытом. 

Как упростить отбор — для компании и самих соискателей

Рекрутинг — довольно утомительный процесс для всех участников. HR приходится отсматривать десятки, а иногда и сотни резюме на одну вакансию и постоянно держать в голове, с кем из кандидатов уже общались и как всё прошло. Кандидатам не легче. Находясь в активном поиске, они отправляют свои резюме десяткам компаний, а после проходят череду собеседований в каждой. Мы постарались оптимизировать процесс отбора, чтобы сделать его удобным для всех.

Работу с кандидатами мы разделили на несколько этапов: опросник, отбор, собеседование, оффер, документы, онбординг. Каждый этап представляет собой отдельную стадию рекрутинговой воронки в HR CRM. Мы всегда знаем, на какой ступени отбора каждый претендент на вакансию.

Вместо цепочки собеседований — с HR, с руководителем проекта, с собственником — мы проводим всего одно интервью, на котором присутствуют сразу все. Чтобы приглашать на собеседования только тех, кто реально подходит, и не тратить свое и чужое время, в процессе отбора мы используем опросники. Они позволяют получить от кандидата максимум информации о его опыте еще до встречи. 

Для каждой позиции у нас есть своя анкета — например, для UI/UX Designer и Fullstack Developer. Ее содержание можно условно разделить на несколько блоков:

• общие вопросы;
• вопросы об опыте кандидата;
• вопросы об ожиданиях кандидата;
• ситуативные вопросы, которые выполняют роль тестового задания. 

Эти опросники разрабатывают опытные специалисты, которые знают все нюансы и трудности работы в конкретной сфере. Вопросы основаны на примерах из практики: мы просим кандидатов предложить решение реальной проблемы, с которой сталкивались в работе. Проверяют анкеты тоже профильные специалисты, которые могут оценить компетенции кандидатов по их ответам. В итоге собеседования мы проводим в один этап, на котором присутствуют сразу и руководитель направления, и кто-то из собственников. Но благодаря опросникам вместо 6–8 таких интервью с разными кандидатами мы проводим 2–3. Это здорово помогает снизить затраты на рекрутинг. 

Для кандидатов такая схема тоже удобна. Опросники помогают быстрее понять, как будет строиться работа, какие задачи предстоит решать и насколько им вообще интересно это направление. А главное — не придется ходить на несколько интервью по одной и той же вакансии и отвечать на одни и те же вопросы. 

Опросники мы создаем с помощью Google Forms и все ответы сохраняем в HR CRM — в карточку кандидата. Они не теряются, даже со временем. Довольно часто бывает, что все кандидаты, которые дошли до этапа собеседования, оказываются классными специалистами в своем направлении. Но вакансия-то только одна. На этот случай мы создали по каждой позиции в HR CRM свой кадровый резерв и отправляем туда резюме кандидатов, которые уже прошли несколько этапов отбора. Так, если новый сотрудник не справится, мы сможем быстро найти замену. Это страхует нас перед заказчиком. Когда у нас открывается вакансия, в первую очередь мы обращаемся к этому списку. В системе сохраняются все анкеты и тестовые, вся история переписки, и разговор с любым кандидатом можно начать на том месте, где закончили в прошлый раз. 

Заключение

Мы четко выстроили процесс найма и автоматизировали часть задач, чтобы не тратить лишние деньги и время на рутину. В итоге сейчас мы набираем разработчиков в четыре раза быстрее и минимум вдвое дешевле, если брать в расчет стоимость часа Lead Developer, которые участвуют в процессе отбора.

Мы собирали свою базу кандидатов и оттачивали процессы два года. Теперь можно снизить темпы, но не останавливаться. Нельзя однажды собрать базу резюме и думать, что ты навсегда обеспечен кандидатами. Люди уходят из профессии, у них меняются зарплатные ожидания и направление деятельности, на рынке появляются новые специалисты. Поэтому наполнение базы должно войти в привычку.