Что дает регистрация в реестре
Наш заказчик продает свои наборы конструкторов по всей России. Его основная аудитория — школы и вузы. Это бюджетные организации, которые ничего не покупают напрямую у производителей, только через госзакупки. Организаторы могут прямо указать в условиях тендера, что регистрация в реестре российского ПО обязательна для участия — без этого даже нельзя будет подать заявку. Или сделать наличие регистрации одним из условий победы, наряду с ценой. Для Битроникса возможность участвовать в госзакупках была в приоритете, поэтому они попросили нас сразу зарегистрировать программное обеспечение для их конструкторов в реестре российского ПО.
Но у регистрации есть и другие весомые бонусы.
- Не нужно платить НДС. Если программа зарегистрирована в реестре российского ПО, компания-разработчик не платит 20% налога с ее продажи.
- Проще получить статус ИТ-компании. Чтобы пройти аккредитацию ИТ-компании в Минцифры по упрощенной схеме, нужно соответствовать трем критериям: владеть правами на программный продукт, зарегистрированный в реестре российского ПО, получать доходы от реализации прав на это ПО, и зарабатывать не меньше 1 млн рублей.
- Можно частично возместить затраты на продвижение ПО. Регистрация программы в реестре дает возможность получить грант и возместить до 80% расходов на таргетированную и контекстную рекламу. Таким образом можно вернуть до 1 млн рублей.
Какие нужно собрать документы
Подать заявку можно онлайн — на сайте реестра. Чтобы авторизоваться, нужен подтвержденный аккаунт юрлица или ИП на Госуслугах, а чтобы отправить заявление — квалифицированная электронная цифровая подпись и пакет документов.
Минцифры выпустило довольно подробную — на 130 страниц! — методичку, где юридическим языком расписаны основные этапы подготовки к подаче заявки. Можно опираться на рекомендации, опубликованные ЦКИТ, — там покороче. Я расскажу, какие бумаги собирали мы.
Полный список документов можно посмотреть в методичке Минцифры. Его можно условно разделить на две папки: о компании и о продукте.
О компании
- Устав
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Права на домен официального сайта компании, где размещена информация о ПО
- Другие документы: данные о бенефициарах компании, сведения о выплатах и выручке компании и так далее.
С доменом пришлось повозиться. Компанию основали больше 10 лет назад, и домен сайта был оформлен на одного из собственников. Минцифры же требует, чтобы домен принадлежал именно юрлицу, поэтому пришлось его переоформить на компанию по договору дарения.
О продукте
- Описание ПО в свободной форме: для чего предназначено
- Ссылка на экземпляр ПО: все доступы и ключи должны быть актуальны, чтобы эксперты Минцифры могли скачать программу и провести проверку
- Инструкция по установке ПО
- Функциональные характеристики ПО
- Описание жизненного цикла ПО: кто и каким образом ведет техподдержку, выявляет и устраняет недостатки
- Документы, подтверждающие, что ПО было разработано и хранится в России, а права на него принадлежат заявителю
Чтобы подтвердить права на ПО, можно получить свидетельство Роспатента, но мы пошли другим путем — приложили документы на каждый этап работы над программой:
- приказ о начале разработки;
- ТЗ на разработку;
- служебные задания для сотрудников компании, участвующих в разработке;
- приказ о вводе в эксплуатацию ПО;
- приказ о принятии к учету нематериального актива (НМА);
- карточку учета НМА;
- приказы о постановке на баланс.
В больших корпорациях приказы и акты оформляют на любой случай, но в малом бизнесе такую дотошность встретишь нечасто. Мы оформляли все документы на ходу. Как только в Битрониксе решили регистрировать программу в реестре, первым делом выпустили приказ о начале разработки и дальше все документы по списку. У Минцифры нет никаких требований к тому, сколько ПО должно стоять на балансе компании, поэтому проблем не возникло.
А еще нужно было как-то доказать, что ПО разработано и находится в России. На тот момент никаких шаблонов на сайте Минцифры не было, а формулировка в методичке была нечеткой, и мы не сразу поняли, чем это подтверждать. Решили исходить из логики: приложили пояснительную записку за подписью директора о том, что исходники ПО хранятся на системном блоке таком-то в офисе таком-то, а также договор аренды офиса. В нашем случае этого оказалось достаточно. Крупным компаниям придется брать подтверждение в дата-центре, где стоят корпоративные серверы.
Что происходит после подачи заявки
Сначала заявка отправляется на проверку по формальным основаниям. Если нужные документы на месте и всё оформлено без ошибок, заявку регистрируют и начинают рассматривать по существу.
Эксперты Минцифры изучают документы и тестируют предоставленный экземпляр программы. Если всё работает, как заявлено в описании и функциональных характеристиках ПО, эксперты дают положительное заключение и программу вносят в реестр.
Максимальный срок рассмотрения заявки после ее регистрации — 45 дней. Отслеживать статус можно в личном кабинете. Как только эксперты примут решение, на электронную почту придет уведомление. На следующий день ПО появится в реестре. Так выглядит идеальный сценарий. Но нашу заявку зарубили еще до регистрации.
Мы подавали документы трижды. Первый раз — перед майскими праздниками. В ответ нам пришел отказ и подробный чек-лист, где было отмечено, что хорошо, а что плохо.
Оказалось, что в одном из разделов мы забыли прикрепить два документа, которые уже были приложены к другому. Мы тут же их прикрепили и подали заявку повторно. Это было в середине мая. Ответ нам пришел через две недели.
Выяснилось, что у нас опять не хватает документов, о которых в предыдущем ответе никто не упоминал. Мы стали разбираться, в чем дело: писали в поддержку, звонили на горячую линию.
Оказалось, что, когда мы отправляли документы повторно, форма подачи заявок на сайте реестра обновилась: наши документы не подтягивались в нужные разделы, и система выдавала ошибку. Мы оформили заявку еще раз, прикрепили все документы и отправили ее в третий раз.
Проверка по формальным основаниям затянулась. Каждая итерация занимала 2–3 недели. В итоге наше заявление зарегистрировали только 6 июня 2023 года — через полтора месяца с начала попыток. А в реестр ПО внесли 2 августа.
Весь процесс занял у нас чуть больше трех месяцев. Свою роль сыграли длинные майские выходные, сезон отпусков и обновление формы на сайте. При других обстоятельствах, я думаю, можно уложиться за два месяца.
Заключение
Если внимательно изучить методические рекомендации Минцифры, собрать необходимые документы для подачи заявки будет несложно. Сделать это можно своими силами. Но нужно учесть, что придется выделить отдельного сотрудника, который будет этим заниматься. Без должной подготовки подать заявку, которую примут, не выйдет. Есть много мелочей, которые надо не забыть указать в документах. Нужно потратить время на их подготовку и всё проверить. А еще придется общаться с поддержкой и устранять замечания.
Другой вариант: обратиться к посредникам, которые уже проходили эту процедуру и точно знают, какие нужны документы и как их оформлять, и сделают всё за вас. Стоит такая услуга от 50 до 100 тыс. рублей. Квалифицированная электронная подпись нужна будет только в момент подачи заявки, а общаться с поддержкой посредники могут через почту — для этого не обязательно входить в аккаунт компании на сайте реестра.
Из минусов процедуры хочу отметить, что на сайте Минцифры нет образца, на который можно опираться при заполнении заявки. И негде посмотреть, что именно писать в документах, которые оформляются в свободной форме. Приходится импровизировать.
Из плюсов: подать заявку можно бесплатно, а количество итераций не ограничено. Если с первого раза заявку не приняли и выкатили целый список замечаний, ничего страшного: можно всё исправить и подать документы заново.
