Почему мы не стали использовать Microsoft Power BI
Первым инструментом, который мы рассматривали, был Microsoft Power BI. На первый взгляд он казался привлекательным вариантом: хорошая функциональность, легкая интеграция с другими продуктами Microsoft, которые мы уже использовали. Однако при более детальном изучении выяснилось, что Power BI не совсем подходит под наши задачи.
Во-первых, не подошла модель лицензирования. Во-вторых, развертывание и настройка Power BI требовали значительных усилий от IT-отдела, а мы хотели более простое решение. Наконец, интерфейс показался перегруженным, нам же нужен был понятный и удобный инструмент для рядовых сотрудников без серьезных технических навыков.
Переход на Google Looker Studio
После Power BI мы обратили внимание на Google Looker Studio (раньше он назывался Data Studio). Это решение нам понравилось больше: бесплатное, отлично интегрируется с сервисами, которые использовали практически все сотрудники, — Google Sheets, Google Analytics и т. д.
Мы начали активно использовать Looker Studio для построения дашбордов и отчетов. Интерфейс был простым и понятным, даже неподготовленные пользователи быстро осваивались. Особенно удобно было, что доступ к отчетам можно открыть для внешних пользователей — наших клиентов и партнеров.
Почему понадобилась новая BI-платформа
Долгое время мы были довольны Looker Studio, успели построить несколько дашбордов, охватывающих все ключевые направления бизнеса — от продаж и маркетинга до производства и финансов. Однако затем Google объявил о прекращении поддержки этого продукта для пользователей из России.
Это стало для нас неприятным сюрпризом и заставило задуматься о поиске альтернативы. Какое-то время мы еще продолжали пользоваться Looker Studio через VPN, но это неудобно для пользователей. К тому же всегда есть риск, что вендор полностью закроет доступ к сервису.
Мы стали искать новую BI-платформу. Мы используем Битрикс24 как основную CRM-систему, поэтому основным вариантом стал BI-инструмент от этой же компании. Интеграция BI-модуля с CRM позволила бы нам получить единую экосистему для управления бизнесом и анализа данных. Кроме того, у Битрикс24 есть опыт работы с компаниями нашего масштаба и отрасли, что может быть полезно при внедрении и дальнейшей поддержке. Но, конечно, мы не можем принять решение на основе только этих критериев. Дальше расскажу, что еще мы учитываем при выборе BI-инструмента.
На что мы обращали внимание, когда выбирали BI-платформу
Основные критерии, которые важны при выборе любой новой системы:
- Функциональность — насколько инструмент соответствует текущим и будущим потребностям бизнеса.
- Простота использования — легко ли будет обучить сотрудников и внедрить систему в ежедневные процессы.
- Масштабируемость — сможет ли платформа расти вместе с бизнесом.
- Стоимость использования — не только начальные затраты на лицензии, но и расходы на поддержку, обучение, возможное расширение.
Теперь расскажу подробнее, что именно мы оцениваем при выборе BI-системы.
Стоимость. Мы рассматриваем не только прямые затраты на лицензии или подписку, но и косвенные расходы. Это может быть оплата обучения для сотрудников, расходы на интеграцию с существующими системами или на дополнительное оборудование и облачные ресурсы. Мы стараемся оценить общую стоимость владения (TCO) на несколько лет вперед, чтобы принять взвешенное решение.
Безопасность данных. Мы работаем с конфиденциальной информацией о клиентах и финансовых показателях компании, поэтому нам нужны надежные механизмы контроля доступа и шифрования данных. Также важно, чтобы платформа соответствовала требованиям законодательства в области защиты персональных данных. В связи с этим мы внимательно изучаем, где физически размещаются серверы и как обеспечивается сохранность информации.
Возможность интеграции. Нам нужно, чтобы BI-платформа легко подключалась к нескольким источникам данных, которые мы используем: внутренние базы данных, внешние сервисы — от систем управления проектами до рекламных кабинетов. Чем больше готовых коннекторов предлагает платформа, тем лучше.
Еще мы консультируемся с крупными партнерами и клиентами, с которыми обмениваемся данными и отчетами. Новая BI-платформа должна быть совместима с их системами, чтобы не пришлось серьезно перестраивать процессы передачи аналитической информации.
Миграция данных и отчетов с текущей платформы на новую. Нам важно, чтобы этот процесс прошел максимально гладко, без потери исторических данных и с минимальными затратами на пересоздание существующих отчетов. Поэтому мы изучаем возможности импорта и экспорта данных у разных BI-платформ, а также инструменты для автоматизации процесса миграции.
Техническая поддержка и обучение. У платформы должна быть активная пользовательская база в России, доступная документация на русском языке, оперативная поддержка. Идеально, если вендор предлагает обучающие курсы или вебинары — это поможет нашим сотрудникам быстрее освоить новый инструмент.
Мобильность. Руководители подразделений и отделов часто работают удаленно, бывают в командировках. Им нужен доступ к ключевым метрикам и отчетам с мобильных устройств, поэтому нужен адаптивный веб-интерфейс или мобильное приложение у BI-инструмента.
Гибкость платформы. Мы понимаем, что наши потребности в аналитике будут меняться со временем, поэтому ищем решение, которое можно адаптировать под новые задачи. Например, это возможность создавать собственные визуализации данных и метрик, настраивать интерфейс под нужды конкретных пользователей или отделов.
Еще обращаем внимание на экосистему вокруг BI-платформы. Это могут быть дополнительные инструменты от того же вендора, которые расширяют возможности базовой платформы, или решения третьих сторон, которые хорошо интегрируются с основным продуктом. Наличие развитой экосистемы дает нам уверенность в том, что мы сможем расширять функциональность системы по мере роста наших потребностей.
Предиктивная аналитика и элементы машинного обучения. Мы понимаем, что в будущем нам может потребоваться не только анализировать прошлые данные, но и строить прогнозы, выявлять скрытые закономерности. Поэтому присматриваемся к платформам, которые предлагают инструменты для работы с предиктивными моделями или имеют планы по развитию в этом направлении.
Долгосрочные перспективы платформы. Нам важно понимать, какие планы у вендора по развитию продукта, какие новые функции планируется добавить в ближайшие годы. Это помогает оценить, насколько платформа будет соответствовать нашим потребностям в будущем.
Соответствие BI-платформы корпоративной культуре и стилю работы. Аналитика должна быть доступна всем сотрудникам, а не только узкому кругу специалистов. Поэтому нужен инструмент, интуитивно понятный и привлекательный для пользователей с разным уровнем технической подготовки. Мы верим, что чем проще и удобнее будет инструмент, тем больше сотрудников будет им пользоваться, принимая более обоснованные решения на основе данных.
Какие технические возможности BI-системы мы оцениваем при выборе
Автоматизация и планирование задач. Нам важно иметь возможность настраивать автоматическое обновление данных, рассылку отчетов по расписанию, создавать алерты при достижении определенных показателей. Это позволит нам сэкономить время сотрудников и обеспечить своевременное реагирование на изменения в бизнес-показателях.
Визуализация данных. Нам важно, чтобы система позволяла создавать не только стандартные графики и таблицы, но и более сложные интерактивные дашборды.
Возможность совместной работы. В нашей компании аналитикой занимаются сотрудники из разных отделов, поэтому для удобства работы нужны такие функции, как шеринг отчетов, совместное редактирование, добавление комментариев и аннотаций.
Создание пользовательских метрик и KPI. Наш бизнес имеет свою специфику, и часто стандартных показателей недостаточно для полноценного анализа. Поэтому нам нужна платформа, которая позволит легко создавать собственные метрики, комбинируя данные из разных источников и применяя сложные формулы расчета.
Управление данными. Нам нужны инструменты для очистки и преобразования данных, создания витрин данных, управления метаданными. Всё это позволит повышать качество информации, с которой мы работаем, и в итоге создать единый надежный источник данных для всей компании.
Другие важные для нас аспекты
Конечно, при оценке систем мы учитываем опыт других компаний нашей отрасли: общаемся с коллегами, читаем отзывы, посещаем профильные конференции. Это помогает лучше понять, с какими проблемами сталкиваются другие при внедрении BI-систем, какие решения оказались наиболее эффективными в похожих условиях. Такой обмен опытом позволяет избежать ошибок и принять более обоснованное решение.
Отдельно хочу отметить важность пробного периода или пилотного проекта. Мы планируем протестировать выбранные решения на реальных данных и задачах нашей компании. Это поможет лучше понять, как платформа справляется со специфическими требованиями, насколько удобна в использовании, какие могут возникнуть сложности при внедрении. Так мы надеемся минимизировать риски при полномасштабном внедрении.
Итоги
Выбор BI-платформы — это сложный и многогранный процесс, который требует учета множества факторов. Мы подходим к этому вопросу очень серьезно, понимая, что от правильного выбора зависит эффективность нашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Поэтому мы изучаем все доступные на рынке решения, консультируемся с экспертами, а когда выберем несколько лучших вариантов — планируем тестировать их возможности. Надеюсь, что наш опыт будет полезен другим компаниям, стоящим перед похожим выбором.
В заключение хочу отметить, что, независимо от того, какую платформу мы в итоге выберем, ключевым фактором успеха будет не столько сам инструмент, сколько то, как мы его используем. Важно выстроить процессы работы с данными, обучить сотрудников, создать культуру принятия решений на основе аналитики. Только тогда BI-система станет по-настоящему полезным инструментом, помогающим нашему бизнесу расти и развиваться.
